La importancia del plan de implementación en las Pymes Parte II

En la actualidad, la digitalización es un elemento clave para el éxito de cualquier empresa, independientemente de su tamaño. Las Pymes que no emprendan este camino se encuentran en una clara desventaja competitiva frente a sus competidores, que hayan incluido las nuevas tecnologías en su actividad.

La digitalización de una empresa implica un cambio importante en la forma de trabajar, por lo que es importante planificar cuidadosamente el proceso. El plan de digitalización es el documento que recoge los objetivos, las acciones y los recursos necesarios para llevar a cabo la transformación digital.

Como complemento de la pasada publicación, hoy continuamos la revisión del plan, como parte del proceso de digitalización, por la relevancia que su adecuada definición tiene para facilitar el logro de las metas establecidas y la participación/integración de los recursos de la empresa. Destacando, el papel que la formación, participación, sostenibilidad y financiación tienen en la definición, desarrollo y ejecución del plan, y el seguimiento de los beneficios e impacto esperado con el aprovechamiento de las tecnologías en los procesos de negocios.

Participación Activa de Todos los Niveles

La participación de todos los niveles de la organización es esencial para el éxito de cualquier proyecto de digitalización. Los empleados son el recurso donde pivotan los cambios, y deben estar informados y capacitados para utilizar las nuevas tecnologías y los nuevos procesos de trabajo. Su participación debe comenzar desde la fase de planificación del proyecto, donde deben ser escuchados y sus aportaciones integradas en el proyecto, como afirma Gartner, 2022 en su publicación "La participación de los empleados es clave para el éxito de la transformación digital"

Beneficios de la participación activa

• Mayor probabilidad de éxito del proyecto: Se asegura la aceptación del proyecto por parte de todos los empleados y anticipan posibles problemas.

• Mayor compromiso de los empleados: Los empleados se sienten más involucrados en el proyecto y están más motivados a participar en él.

Riesgos de no contar con la participación activa

• Menor probabilidad de éxito del proyecto: Se puede perder el apoyo de los empleados y reducir las oportunidades de mejora.

• Resistencia al cambio: Los empleados pueden rechazar las nuevas tecnologías si no se sienten involucrados en el proyecto impactando incluso a los otros stakeholders.

La formación

La formación es un elemento fundamental del plan de implementación/digitalización. El personal de la empresa debe estar capacitado para utilizar/aprovechar las nuevas tecnologías y los nuevos procesos de trabajo. Las dinámicas formativas deben considerar las necesidades de cada área y trabajador, a través de sistemas híbridos teórico prácticos organizados en base a los tiempos y plazos del plan maestro.

La estrategia de comunicación

La comunicación es clave para garantizar la aceptación del proyecto por parte de los trabajadores. Esta debe incluir dinámicas y procesos para explicar los beneficios de la digitalización para ellos y la empresa, comunicar los avances del proyecto, obtener feedback directo sobre las experiencias de uso y beneficios de la automatización, y compartir los logros en el desarrollo del plan.

Las reuniones de seguimiento son esenciales en la estrategia de comunicación para el seguimiento del cumplimiento de los objetivos. En estas, se evalúa el progreso del proyecto, identifican los problemas o retrasos, y acuerdan las medidas necesarias para su resolución, plan de contingencia, cuando son necesarias.

La sostenibilidad

La sostenibilidad es un elemento importante del plan para las empresas, donde se considera el impacto medioambiental y para los stakeholders de las nuevas tecnologías, los nuevos procesos de trabajo y necesidades de formación continua, los requerimientos de fondos y las opciones de financiamiento disponibles, que garanticen la ejecución integral del proyecto, entre otras. La omisión de este análisis y su impacto sobre el proyecto puede tener implicaciones negativas para la reputación de la empresa y su viabilidad a largo plazo.

Opciones de financiación

Las pymes pueden acceder a diferentes oportunidades de financiación externa para la digitalización, entre las que destacan:

• Ayudas públicas: El gobierno español ofrece una serie de ayudas públicas para la digitalización de las pymes.

• Préstamos bancarios: Los bancos ofrecen préstamos específicos para la digitalización.

• Financiación alternativa: Existen diferentes tipos de financiación alternativa, como el crowdlending, las asociaciones estratégicas, la colaboración sectorial o el capital riesgo, que pueden ser una opción para las pymes.

Información adicional

Además de la información anterior, es importante considerar los siguientes aspectos para desarrollar un plan de implementación/digitalización con alcance e impacto, que garantice la ejecución del proyecto en tiempo y forma:

• La definición de métricas para evaluar el éxito del proyecto: Es importante definir métricas específicas para evaluar el éxito, impacto y beneficios del proyecto. Estas métricas deben estar alineadas con los objetivos de la organización.

• La asignación de recursos humanos y económicos: Es importante asignar recursos humanos y económicos suficientes para la ejecución del proyecto.

• El seguimiento y control del proyecto: Es importante establecer un sistema de seguimiento y control del proyecto dinámicos para garantizar su cumplimiento.

Reiterando lo comentado, el plan de digitalización es un proceso complejo que demanda atención, participación e identificación desde las etapas de planificación y/o preparación hasta el seguimiento posterior a la puesta en marcha. La información de estas 2 publicaciones conforma una guía básica para las pymes que estén considerando la digitalización de sus negocios.