La importancia del plan de implementación en las Pymes - Parte I

La digitalización es un proceso imparable que está transformando todos los sectores de la economía, incluidas las pequeñas y medianas empresas (pyme). Las empresas que no se integren en ella corren el riesgo de perder competitividad y cuota de mercado.

Esto implica, al menos la adopción de nuevas tecnologías y la transformación de los procesos de negocio que demandan ajustes en la cultura organizacional para consolidar las oportunidades que genera. Este proceso integral puede ser complejo y desafiante, por lo que es importante contar con un plan de implementación bien definido y objetivos compartidos por todos.

Por la relevancia del plan de implementación para la gestión exitosa de la transformación, las siguientes 2 publicaciones cubrirán los aspectos más relevantes de esta fase. En la primera parte revisaremos de forma breve la importancia de las fases cubiertas en las publicaciones anteriores para enfocarnos a continuación en la estructura del equipo de trabajo y apoyo de la dirección. La próxima semana hablaremos sobre la importancia de la participación de todos los niveles de la organización, la estrategia de comunicación y la formación, entre otras.

La importancia de las fases previas

Como condición para generar un plan de digitalización con impacto, es importante cubrir los pasos cubiertos en publicaciones previas, que resumo a continuación:

- Análisis de la situación actual de la empresa, que permite identificar las áreas de oportunidad para la digitalización, así como los riesgos y limitaciones que pueden surgir.

- Definir los objetivos y prioridades específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales del plan, en relación con los objetivos generales de la empresa.

- Elegir las herramientas y tecnologías que se van a implantar, a partir del análisis de las necesidades de la empresa y de las opciones disponibles en el mercado.

La estructura del equipo de trabajo

Los equipos de trabajo encargados del proyecto deben compartir visión y objetivos, y ser multidisciplinares y multinivel, para contar con la diversidad de las diferentes áreas de la empresa y la participación de todos los niveles jerárquicos de la organización. Como comparte McKinsey & Company, 2022 en su publicación "El éxito de la transformación digital depende de la colaboración de todos los niveles de la organización"

Un equipo multidisciplinar aporta una visión holística del proyecto, lo que ayudará a evitar errores e identificar oportunidades de mejora. Un equipo multinivel promueve la participación de todos los trabajadores y stakeholders, desde la dirección hasta la base.

La estructura del equipo puede variar en función del tamaño y complejidad del proyecto. En general, un equipo estará formado por los siguientes perfiles:

Gestor del proyecto: Es el responsable de la planificación, ejecución y seguimiento del proyecto.
Especialistas técnicos: Son los responsables de la implementación de las nuevas tecnologías.
Representantes de las áreas de negocio: Son los responsables de garantizar que las nuevas tecnologías se adapten/integren a las necesidades de la empresa.

Beneficios de contar con estos equipos

Visión holística del proyecto: Se evita la visión sesgada de un solo área de la empresa.
Aceptación del proyecto por parte de todos los empleados: Se garantiza que el proyecto responde a las necesidades de todas las áreas y atiende a sinergias y transversalidad operativa.
Mayor probabilidad de éxito del proyecto: Se minimiza el riesgo de errores y se identifican oportunidades de mejora.

Riesgos de no contar con estos equipos

Visión sesgada del proyecto: Se puede perder de vista aspectos importantes del proyecto y la visión integradora de los planes.
Resistencia al cambio: Los empleados pueden rechazar las nuevas tecnologías si no se adaptan a sus necesidades actuales, pasando por alto las oportunidades de mejora asociadas.
Menor probabilidad de éxito del proyecto: Se aumenta el riesgo de errores, reducen las oportunidades de mejora y de crear dinámicas de comunicación transversales.

Apoyo de la Dirección

El apoyo de la dirección es fundamental para el éxito de cualquier proyecto, y debe ser visible y constante a través de la participación en dinámicas relacionadas con el proyecto y el diseño de prácticas de comunicación bidireccional proactivas sobre el desarrollo del proyecto y la celebración de avances. Además, la dirección será responsable de establecer los objetivos generales del proyecto/plan, la integración con la visión a largo plazo, la disponibilidad de los recursos necesarios y la sostenibilidad para su ejecución, como comparte Accenture 2023 en su informe "El apoyo de la dirección es fundamental para el éxito de la transformación digital"

Beneficios del apoyo

Mayor probabilidad de éxito del proyecto: Se garantiza la asignación de recursos suficientes y se minimiza la resistencia al cambio.
Mayor compromiso de los empleados: Los empleados se sienten más motivados a participar en el proyecto si saben que cuenta con el apoyo de la dirección.

Riesgos de no contar con el apoyo de los niveles directivos:

Menor probabilidad de éxito del proyecto: Se puede perder el apoyo de los empleados y reducir los recursos disponibles.
Resistencia al cambio: Los empleados pueden rechazar las nuevas tecnologías si no ven el apoyo de la dirección.

El desarrollo de un plan de implementación/digitalización integral es un proceso complejo que requiere de una planificación cuidadosa y apoyo de toda la organización, especialmente los niveles directivos por generadores de cultura/opinión. La información anterior proporciona una guía básica para las pymes que estén considerando la digitalización de sus negocios.