Importancia del Análisis Inicial

Como seguimiento a la publicación sobre los Retos de la Transformación Digital, esta semana me enfocaré en la fase de Análisis Inicial por su importancia en la identificación de las condiciones de partida e influencia en la transformación a corto y largo plazo. Para ello, cubriré los retos y consideraciones esenciales para lograr los resultados e impacto esperado en todos los niveles. Como cierre, compartiré algunos consejos prácticos para abordar los proyectos de transformación.

Consideraciones

1.   Análisis de la Situación Actual

Hacer un análisis interno y externo de la posición actual permite a las organizaciones desarrollar una estrategia y/o plan de transformación que partiendo de los objetivos permita abordar los desafíos y áreas de mejoras valiéndose de las oportunidades y fortalezas.

Impacto a Corto Plazo: Facilita la definición de prioridades, entre las áreas de mejorar, que le permitan actuar de forma inmediata y eficaz impactando actividades relacionadas con la experiencia de los clientes y de los trabajadores.

Impacto a Largo Plazo: Permite comprender la naturaleza del mercado e incorporar herramientas para prepararse hacia los retos del futuro.

2.   Definición de los Objetivos

Definir objetivos claros y medibles para la transformación permite mantener el foco, definir el camino a seguir y evaluar los avances y cumplimiento de las metas.

Impacto a Corto Plazo: Ayudan a priorizar los esfuerzos, y utilización de recursos en línea con las prioridades, y el seguimiento del cumplimiento de las metas/actividades.

Impacto a Largo Plazo: Facilita mantener el foco, comunicar los progresos y celebrar los logros, al tiempo que garantiza la conexión entre los objetivos de la organización y el plan de digitalización en el plano financiero y operativo.

3.   Definición de la Estrategia Digital

Elemento esencial para el éxito del proceso por su impacto en la definición de prioridades, medición de esfuerzos y seguimiento de los avances en el desarrollo.

Impacto a Corto Plazo: Contribuye con la toma de decisiones informadas sobre la inversión y necesidades de recursos del proyecto. generando resultados tangibles asociados con la productividad, el volumen de negocio y/o beneficios tangibles.

Impacto a Largo Plazo: Favorece la adaptación a los cambios y consolidación de ventajas competitivas a emplear en ampliar mercados, generar nuevos productos/servicios y desarrollar estrategias de innovación sostenibles.

Retos

1.   Liderazgo y Compromiso

El liderazgo y compromiso de la alta dirección y los directivos es esencial para el éxito del proyecto. Los directores deben comunicar la importancia de la digitalización y comprometerse con la disponibilidad de recursos y el cumplimiento de tareas.

Impacto a Corto Plazo: Permitirá el desarrollo de un plan de digitalización y la contratación de especialistas, como los consultores, para garantizar el cumplimiento de los plazos.

Impacto a Largo Plazo: Ayudará a mantener el pulso del proyecto y superar los retos para lograr el retorno de la inversión y las mejoras operativas esperadas.

2.   Gestionar Resistencia al Cambio

La transformación puede generar cambios significativos en la forma de operar que generen resistencia/rechazo, y para gestionarlas es necesaria una cultura que promueva el aprendizaje y adaptación.

Impacto a Corto Plazo: Ayudará a minimizar el impacto negativo de los cambios en forma de reducción de la rotación de personal y aumento en los niveles de satisfacción de la plantilla y clientes.

Impacto a Largo Plazo: Funciona como guía hacia el futuro para la gestión de proyectos de innovación y desarrollo de nuevos mercados.

3.   Disponibilidad de Recursos

Los procesos de transformación digital pueden ser intensos en uso de recursos humanos, tecnológicos y materiales, y por ello es esencial evaluar los recursos disponibles y definir prioridades.

Impacto a Corto Plazo: Ayuda a priorizar los esfuerzos de transformación y evita la toma de decisión insostenibles, que derivará en un plan de transformación realista, y la identificación de oportunidades de ahorro de costos y mejora de gestión.

Impacto a Largo Plazo: Contribuirá al desarrollo de un plan de mejoras sostenibles en el tiempo con mayor impacto en resultados.

Consejos Prácticos

1.   Avanzar en una cultura organizativa humanista que fomente la participación, aprendizaje constante, comunicación efectiva y la inclusión permite disponer de buenas bases para la gestión de los cambios y los proyectos de transformación/regeneración.

2.   Crear equipos responsables de la transformación transversales y diversos fomenta la responsabilidad, participación, inclusión y comunicación compartidas a todos los niveles de la organización, sin importar el impacto de la digitalización.

3.   Desarrollar/organizar una estrategia de comunicación de la transformación digital bidireccional y eficaz que alcance a todos los trabajadores, generará un ambiente inclusivo y participativo.

4.   Desarrollar planes de formación enfocados en:

a.   Garantizar a los usuarios directos de las nuevas herramientas y procesos adquirir los conocimientos y habilidades necesarias para desempeñar su trabajo.

b.   Reciclar a los trabajadores afectados de forma indirecta para permitir que se beneficien de la transformación.

c.    Aumentar el nivel de alfabetización digital de los trabajadores.

Permite crear las bases para disponer del nivel de capacitación necesario para sacar el máximo partido de las nuevas herramientas y procesos derivados de la nueva realidad.

5.   Establecer procesos dinámicos de gestión del cambio que puedan responder a las diversas etapas del proyecto, necesidades de los trabajadores y contingencias mantiene el foco en uno de los retos críticos para el éxito de la transformación.