Guía Práctica para la Elección de Herramientas Digitales

La transformación digital es un proceso complejo que implica la adopción de nuevas tecnologías para mejorar la competitividad de una empresa. En el caso de las PYMEs, esta transformación puede ser especialmente desafiante, ya que las empresas de este sector suelen tener recursos limitados y una cultura organizacional tradicional.

La elección de las herramientas digitales adecuadas puede marcar la diferencia en este proceso, aunque pueda parecer un desafío abrumador para aquellos con poca familiaridad en el ámbito de la tecnología. Aquí presento una guía práctica para evaluar y seleccionar las herramientas digitales correctas sin perderse en tecnicismos.

1. Establecer Prioridades y Objetivos:

Antes de sumergirse en la variedad de herramientas disponibles, es crucial definir claramente las prioridades y objetivos del plan de transformación digital. ¿Buscas mejorar la eficiencia operativa, optimizar la cadena de suministro o aumentar la productividad? Al fijar metas claras, será más fácil identificar las herramientas que mejor se alinean con tus necesidades específicas. Valorando directamente con preguntas sencillas aspectos como:

• ·Alineación con los objetivos de la transformación digital: ¿La herramienta ayuda a la empresa a alcanzar sus objetivos?

• Necesidades específicas de la empresa: ¿La herramienta satisface las necesidades específicas de la empresa?

2. Organización del Trabajo:

Dividir el trabajo en fases manejables. Comenzando por identificar áreas claves que se beneficiarán de la digitalización y/o áreas indirectamente impactadas, como pueden ser las de almacén, producción, marketing o logística. A medida que avance el proceso, se puede expandir el impacto/trabajo a otras áreas de la empresa.

3. Comité de Elección:

Formar un comité de elección es esencial para garantizar una toma de decisiones informada y diversa. Incluyendo a miembros de diferentes departamentos, especialmente las involucradas, para obtener perspectivas variadas. Asegurándose que todos comprendan los objetivos y alcance de la transformación digital, y que puedan expresar las necesidades específicas de su área y/o opiniones en un entorno de confianza.

4. Criterios de Evaluación:

Al evaluar herramientas digitales, utilizar criterios simples y adaptados a las necesidades de la PYME favorecerá la decisión. Considerar la facilidad de uso, capacidad de integración con sistemas existentes, nivel de conocimientos requeridos para su uso, tiempo y requisitos de implantación, y el soporte técnico ofrecido por el proveedor están entre los criterios básicos. La simplicidad y adaptabilidad son clave para facilitar la implementación.

5. Riesgos y Oportunidades:

Conocer el estilo y/o aproximación de los directivos y la organización en lo relacionado con los riesgos es importante cuando se valoran opciones de inversión con criterios de riesgo como:

Riesgo Bajo (Estrategia Conservadora): Optar por herramientas consolidadas en el mercado con historiales probados puede minimizar los riesgos, aunque también puede limitar las oportunidades de innovación.

Riesgo Moderado (Enfoque Equilibrado): Considerar herramientas emergentes con un buen historial y casos de uso exitosos implica un poco más de riesgo, pero también ofrece mayores oportunidades de crecimiento y eficiencia.

Riesgo Alto (Enfoque Innovador): Explorar tecnologías disruptivas puede brindar oportunidades significativas, pero también conlleva riesgos más altos. Este enfoque es adecuado para PYMEs dispuestas a ser pioneras en la adopción de nuevas tecnologías.

6. Información Adicional Útil:

Costos Totales del Proyecto y Presupuesto disponible: Comprender los costos totales, incluidos los de implementación, capacitación, mantenimiento y de licencias, es crucial para evitar sorpresas financieras y asegurarse la sostenibilidad del proyecto.

Evaluaciones de Usuarios Similares: Buscar opiniones y experiencias de empresas similares en el uso de las herramientas puede proporcionar información valiosa y práctica.

Garantías de Soporte Técnico: Asegurarse de que el proveedor ofrezca un sólido servicio de soporte técnico es fundamental para resolver problemas rápidamente.

Capacitación Disponible: Conocer la facilidad de uso de la aplicación, nivel de formación de los trabajadores y la disponibilidad de recursos de capacitación, facilitará la adaptación de los empleados a las nuevas herramientas.

Criterios de Medición del Éxito: Definir indicadores alineados con la estrategia, fáciles de comprender, objetivos, comparables, conocidos por todos, y con un responsable, facilitará el seguimiento/evaluación de los cambios.

La elección de herramientas digitales para la transformación digital de una PYME no tiene que ser un proceso abrumador. Al establecer metas claras, organizar el trabajo en fases, formar comités de evaluación y seguimientos diversos, y evaluar riesgos y oportunidades, la empresa estará mejor equipada para dar pasos prácticos y exitosos hacia la digitalización.

Recuerda que la transformación digital es un viaje continuo. Mantenerse actualizado sobre tendencias en tecnologías y el impacto de los cambios ejecutados permite ajustar la estrategia y planes según las necesidades cambiantes. Adoptar un enfoque pragmático y centrado en los objetivos hace de la transformación digital una realidad alcanzable para las PYMEs.