Analfabestismo Digita Cap. 2

Hola amigos,

Bienvenidos, me alegra que hayáis elegido seguir explorando juntos este mundo de la digitalización y cómo nos podemos beneficiar a nivel personal y organizativo de todo lo que está disponible.

Antes de entrar a revisar las tecnologías y su utilidad/aplicación, me gustaría comentar una serie de actividades previas que son fundamentales para que nuestra valoración de las opciones digitales y la toma de decisiones se ajusten a la realidad de la empresa, por la trascendencia e impacto que pueden tener en la gestión. Es por eso fundamental conocer:

• En detalle nuestra organización: estructura, actividad, objetivos y planes.

• Participación/Aportación de las áreas directivas ante los cambios y su papel en ellas.

• Los detalles del análisis FODA.

• Conocer los recursos humanos, materiales y la Infraestructura disponibles.

• Identificar la problemática actual, su impacto y relación con la tecnología.

Conocer en detalle las actividades de nuestra organización y su conexión con la visión, misión y objetivos en relación con la percepción por los clientes, estructura organizativa y la participación activa de los trabajadores es fundamental como paso inicial de nuestro análisis. Ya que cualquier actividad presente o futura debería estar ligada con un plan estratégico que busque conectar el negocio y su cultura organizativa con los objetivos y metas a través de los trabajadores y clientes con el aprovechamiento de los Datos gestionados en procesos de negocio eficientes que aprovechen la digitalización.

Lograr la participación de los niveles de dirección y stakeholders, internos y externos, en cualquiera de estas actividades/planes no es sólo una motivación para todos los niveles operativos de la empresa sino una garantía sobre la disposición de fondos y como antídoto del miedo a fallar. Liderar por ejemplo, fomentar la participación y facilitar la comunicación bidireccional es siempre más sencilla de aplicar cuando se practica de arriba a abajo (top-down)

En esta línea hacer un análisis FODA de nuestra organización, en caso de que no exista o actualizarlo si es el caso, para asegurarnos de que las decisiones y planes no sólo buscarán maximizar nuestras Fortalezas y Oportunidades sino que se aseguran de minimizar las Debilidades y complementar el análisis de riesgos y desarrollo de planes de contingencia con escenarios que permitan anticipar las Amenazas actuales y futuras para poderlas gestionar de forma eficiente en caso de que ocurran.

Conocer los Recursos Humanos, Materiales e Infraestructura disponibles es fundamental para el diseño de los planes de trabajo y valoración de proyectos de cualquier índole. Es esencial conocer el nivel de formación del Recursos Humano para poder desarrollar planes de formación técnicos y operativos de actualización continuos ajustados a las necesidades de la organización que deben estar operativos antes de la digitalización acordada para facilitar su implantación y continuidad. Especialmente en el área de tecnología se debe conocer el nivel de los recursos y su disponibilidad de participación para valorar las necesidades de contrataciones, elección de socios de negocio o subcontratas que garanticen la implantación digital. En el caso de los Recursos Materiales e infraestructura(Red, Equipamiento, Software y Almacenamiento) debemos asegurarnos que los planes desarrollados puedan maximizar el aprovechamiento de los recursos disponibles para el proyecto, organización de tareas y liderazgos así como el nivel de inversión necesario para poder aprovechar la tecnología. Definir los criterios de valoración de subcontratos de todos estos servicios compartidos(Cloud, BigData, SaaS) así como los responsables de la actividad(grupos multidisciplinarios) y la publicación de los resultados de la evaluación detallada son ejes esenciales del proyecto. Conjuntamente con el componente financiero orientado a garantizar la ejecución del proyecto y optimización de recursos, incluidas valoraciones como el leasing en lugar de las compras por los beneficios fiscales y posibilidades de actualización frecuentes deben formar parte del conjunto de tareas desarrolladas.

Además de los elementos ya comentados, se deben valorar los problemas actuales de la organización, su alcance y áreas involucradas conjuntamente con la influencia/impacto de la tecnología en la resolución de los mismos y la oportunidad de resolverlos con los recursos ya disponibles en la organización. Como segunda fase se deben priorizar los problemas pendientes en línea con los objetivos de la empresa y los planes de conexión con los clientes a través de los datos. En el plan es fundamental involucrar las áreas afectadas por los problemas y estructurar los equipos de trabajo, así como el detalle de los pasos necesarios para la resolución de los problemas, los mecanismos de comunicación bidireccional óptimos(Grupos, blogs, chats, emails, newsletters y/o redes sociales) que aseguren el logro de los objetivos a todos nivel. Conjuntamente con los procesos de evaluación e indicadores de mejora tangibles e intangibles. Siempre se debe tener presente que la tecnología se sustentará en los procedimientos de trabajo, participación y flujos de datos adecuados para la gestión porque son sólo herramientas de trabajo y no la solución.

Una vez que todas estas consideraciones han sido cubiertas estaremos en capacidad de identificar los indicadores de gestión adecuados que nos permitirán valorar el impacto de las nuevas tecnologías en nuestras organizaciones mientras aprendemos constantemente, se realizan los ajustes adecuados y toman decisiones que generen el valor esperado por nuestros stakeholders en los productos/servicios ofrecidos.

Es importante tener presente que los planes y análisis desarrollados están ligados a una organización viva que participa en un mercado dinámico donde los planes y tareas se deben revisar frecuentemente porque lo inesperado puede pasar. En general debemos interiorizar la siguiente metodología, que se repetirá una y otra vez, aplicable en cualquier proyecto/actividad a desarrollar:

Planificar → Hacer → Revisar/Analizar → Adaptar/Ajustar